目次
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この訓令は、自治委員会事務局（以下「事務局」という。）が保有する個人情報の取扱いについての基本を定めるものとする。
（定義）
第２条 この訓令において「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）第２条第１項に規定する個人情報をいう。
２ この規程において「保有個人情報」とは、事務局の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、事務局の職員が組織的に利用するものとして事務局が保有しているものをいう。ただし、文書（文書の取扱いに関する訓令（令和４年１１月２日自治委員会事務局訓令第１号）第２条第１号に規定する文書をいう。）に記録されているものに限る。
第２章 管理体制
（総括個人情報保護管理者）
第３条 事務局に、総括個人情報保護管理者１人を置き、事務局長をもって充てる。
２ 総括個人情報保護管理者は、事務局の職員に対する保有個人情報の管理に関する事務の指導監督等を行うとともに、事務局における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
（副総括個人情報保護管理者）
第４条 事務局に、副総括個人情報保護管理者１人を置き、次長をもって充てる。
２ 副総括個人情報保護管理者は、総括個人情報保護管理者の命を受けて、総括個人情報保護管理者を補佐する。
（個人情報保護管理者）
第５条 各課に、個人情報保護管理者１人を置き、当該課長をもって充てる。
２ 個人情報保護管理者は、総括個人情報保護管理者の指示に従い、当該課における保有個人情報等の適切な管理を確保する。
第３章 職員の責務
第６条 事務局の職員は、関連する法令、自治委員会の規則及びこの訓令の定め並びに総括個人情報保護管理者、副総括個人情報保護管理者及び個人情報保護管理者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱うものとする。
第４章 保有個人情報の取扱い
（個人情報の保有の制限等）
第７条 事務局は、個人情報を保有するに当たっては、所掌事務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定するものとする。
２ 事務局は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しないものとする。
３ 事務局は、利用目的を変更するときは、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
（利用目的の明示）
第８条 事務局は、本人から直接書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合のいずれかに該当するときを除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。
一 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより事務局の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
三 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより事務局の事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
四 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
（利用及び提供の制限）
第９条 事務局は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供しないものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、事務局は、次の各号に掲げる場合のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
一 本人の同意がある場合
二 本人に提供する場合
三 事務局が所掌事務の遂行に必要な限度で保有個人情報を利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
四 本会の機関に保有個人情報を提供する場合であって、保有個人情報の提供を受けるものが、法令又は自治委員会の規則の定める事務又は事業の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
五 前４号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供する場合、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になる場合その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のある場合
（保有個人情報の提供を受ける者に対する措置の求め）
第１０条 事務局は、前条第２項第４号又は第５号の規定に基づき、保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受けるものに対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。
（取扱権限）
第１１条 個人情報保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る権限（以下「取扱権限」という。）の範囲及び内容を、当該保有個人情報の内容に照らし必要最小限の範囲に限定するものとする。
２ 取扱権限を有しない職員は、個人情報保護管理者が許可した場合を除くほか、保有個人情報を閲覧（映写、視聴、聴取その他当該保有個人情報の種別に照らし適当な方法を含む。以下同じ。）してはならない。
３ 職員は、業務上必要な範囲を超えて保有個人情報等を閲覧してはならない。
（複製等の制限）
第１２条 職員は、次の各号に掲げる行為をしようとするときは、個人情報保護管理者の指示に従うものとする。
一 保有個人情報の複製
二 保有個人情報の送信
三 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
四 前３号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある行為
（誤りの訂正等）
第１３条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見したときは、個人情報保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
第５章 開示、訂正及び利用停止
（開示の原則）
第１４条 事務局は、本人から当該本人に関する保有個人情報（自治委員会事務文書（自治委員会事務文書の開示等に関する訓令（令和５年２月２２日自治委員会事務局訓令第１号。以下「文書開示訓令」という。）第２条に定める自治委員会事務文書をいう。以下同じ。）に記録されているものに限る。以下同じ。）の開示の申出（以下「開示申出」という。）があったときは、当該開示申出をした者（以下「開示申出人」という。）に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。ただし、当該保有個人情報に、次の各号に掲げる情報のいずれかが含まれているときは、この限りでない。
一 開示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある情報
二 開示することにより、事務局の事務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがある情報
三 開示することにより、法令又は自治委員会の規則に違反することとなる情報
（開示申出に係る手続）
第１５条 開示申出人に対しては、その氏名及び連絡先、開示申出に係る保有個人情報が記録されている自治委員会事務文書の名称その他開示申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項を記載した書面（以下「開示申出書」という。）の提出を求めるものとする。
２ 前項の場合においては、開示申出人に対して、開示申出に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを示す書類の提示又は提出を求めるものとする。
３ 開示申出書は、様式第１によるものとする。
（開示の申出に対する対応）
第１６条 開示を求められた保有個人情報の全部を開示するときは、開示を求める者に対し、その旨を、開示の日時、場所及び方法とともに、適宜の方法で連絡するものとする。
２ 開示を求められた保有個人情報の全部又は一部を開示しないときは、開示を求める者に対し、その旨を、開示しない理由とともに、書面で連絡するものとする。
３ 前２項の連絡は、開示の申出の日から原則として３０日以内に行うものとする。
（保有個人情報の開示に関する文書開示訓令の準用）
第１７条 文書開示訓令第４条から第６条、第９条第１項及び第２項並びに第１０条第１項から第３項まで及び第５項の規定は、保有個人情報の開示について準用する。
（保有個人情報の訂正）
第１８条 事務局は、第１４条から前条までの規定により開示された保有個人情報について、本人から、当該保有個人情報の内容が事実でないとして訂正の申出（以下「訂正申出」という。）があり、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報を訂正するものとする。ただし、当該訂正申出が保有個人情報の開示の連絡を行った日の翌日から起算して９０日を経過した日以降になされた場合は、この限りでない。
２ 代理人から本人に代わって訂正申出があった場合も、同項と同様とする。
（訂正申出に係る手続）
第１９条 訂正申出をした者（以下「訂正申出人」という。）に対しては、その氏名及び連絡先、訂正申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項並びに当該訂正申出の趣旨及び理由を記載した書面（以下「訂正申出書」という。）の提出を求めるものとする。
２ 第１５条第２項の規定は、訂正申出について準用する。
３ 訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出人に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
４ 訂正申出書は、様式第２によるものとする。
（訂正の申出に対する対応）
第２０条 訂正申出に係る保有個人情報の全部を訂正するときは、訂正申出人に対し、書面でその旨を通知するものとする。
２ 訂正の申出に係る保有個人情報の全部又は一部を訂正しないときは、訂正申出人に対し、書面でその旨及び訂正しない理由を通知するものとする。
３ 文書開示訓令第８条第３項の規定は、前２項の通知について準用する。
（保有個人情報の利用停止）
第２１条 事務局は、第１４条から第１７条までの規定により開示された保有個人情報について、本人から、書面により、次の各号のいずれかに該当することを理由に当該各号に定める措置の申出があり、当該申出に理由があると認めるときは、事務局における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該保有個人情報について、当該各号に定める措置を行うものとする。ただし、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
一 当該保有個人情報が適法に取得されたものでないとき、第７条第２項の規定に違反して保有されているとき又は第９条第１項及び第２項の規定に違反して利用されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去
二 第９条第１項及び第２項の規定に違反して提供されているとき 当該保有個人情報の提供の停止
２ 代理人から本人に代わって前項の申出があった場合も、同項と同様とする。
３ 第１項の申出に係る書面は、様式第３によるものとする。
４ 第１８条第１項ただし書、第１９条第１項から第３項まで及び前条の規定は、利用停止について準用する。
附 則
この訓令は、制定の日から施行する。