（趣旨）
第１条 この訓令は、自治委員会事務局（以下「事務局」という。）が保有する自治委員会事務文書の開示についての運用の基本を定めるものとする。
（定義）
第２条 この訓令において「自治委員会事務文書」とは、職員が自治委員会の事務の執行上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。ただし、自治委員会の法制及び調査に係る文書を除く。
（開示の原則）
第３条 事務局は、本会会員から自治委員会事務文書の開示を求められたときは、当該自治委員会事務文書を開示するものとする。ただし、次のいずれかに該当するときは、この限りでない。
一 法令、自治委員会の規則及び訓令に別段の定めがあるとき。
二 当該自治委員会事務文書に、自治委員の活動に関する情報であって、公にすることにより、この活動に支障を及ぼすおそれのあるものが記録されているとき。
三 当該自治委員会事務文書に、次に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）が記録されているとき。
イ 個人情報（個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）第２条第１項に規定する個人情報をいう。以下同じ。）又は公にすることにより個人の権利利益を害するおそれがある情報
ロ 事務局の内部又は事務局と本会の機関その他の機関又は団体の相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、公にすることにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に本会会員の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
ハ 事務局の人事管理に係る事務に関する情報であって、公にすることにより、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあるもの
ニ 自治委員会の法制及び調査に係る事務の性質上、公にすることにより、その適正な執行に支障を及ぼすおそれのある情報
（部分開示）
第４条 開示を求められた自治委員会事務文書の一部に不開示情報が記録されている場合において、当該不開示情報を容易に区分して除くことができるときは、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。
２ 開示を求められた自治委員会事務文書に個人情報を含む不開示情報が記録されている場合において、当該不開示情報のうち、氏名、生年月日その他の特定の個人を識別することができることとなる部分を除くことにより、公にしても、個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、不開示情報には当たらないものとみなして、前項に定めるところによる。
（公益上の理由により開示を行う場合）
第５条 開示を求められた自治委員会事務文書に不開示情報が記録されている場合において、公益上特に必要があると認めるときは、開示を求める者に対し、当該自治委員会事務文書を開示することができる。
（自治委員会事務文書の存否に関する情報）
第６条 開示を求められた自治委員会事務文書が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、当該自治委員会事務文書の存否を明らかにしないで、開示しないことができる。
（開示の手続等）
第７条 自治委員会事務文書の開示を求める者に対しては、その者の氏名及び連絡先並びに開示を求める自治委員会事務文書の名称その他自治委員会事務文書を特定するに足りる事項を記載した書面（以下「開示申出書」という。）の提出を求めるものとする。
２ 自治委員会事務文書の開示を求める者が文書の特定のための情報の提供を求めたときは、参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
３ 開示申出書の様式は、様式第１によるものとする。
（開示の申出に対する対応）
第８条 開示を求められた自治委員会事務文書の全部を開示するときは、開示を求める者に対し、その旨を、開示の日時、場所及び方法とともに、適宜の方法で連絡するものとする。
２ 開示を求められた自治委員会事務文書の全部又は一部を開示しないときは、開示を求める者に対し、その旨を、開示しない理由とともに、書面で連絡するものとする。
３ 前２項の連絡は、開示の申出の日から原則として３０日以内に行うものとする。
４ 第１項の連絡を書面で行うときは、当該連絡に係る書面の様式は、様式第２によるものとする。
５ 第２項の連絡に係る書面の様式は、様式第２又は様式第３によるものとする。
（第三者に対する意見聴取）
第９条 開示を求められた自治委員会事務文書に事務局及び開示を求める者以外の者（以下「第三者」という。）に関する情報が記録されている場合において、不開示情報に該当するかについて疑義があるときは、当該第三者に対し、書面により、開示についての意見を求めるものとする。
２ 前項の規定により意見を求められた第三者から当該自治委員会事務文書の開示に反対する意見が提出された場合において、これを開示するときは、開示に先立ち、その旨を書面で当該第三者に通知するものとする。
３ 第１項の意見の聴取に係る書面の様式は、様式第４によるものとする。
４ 第２項の通知に係る書面の様式は、様式第５によるものとする。
（開示の実施）
第１０条 自治委員会事務文書の開示は、文書及び図画については、これの閲覧をさせ、又はその写しの交付をすることにより、電磁的記録については、事務局が保有するプログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。）により用紙に出力したものの閲覧をさせ、若しくはその写しの交付をし、又は事務局が保有する専用機器により再生したものの閲覧、聴取若しくは視聴をさせることにより、これを行う。ただし、文書又は図画の閲覧の方法による場合において、当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行う。
２ 前項の写しの交付は、自治委員会事務文書の開示を受ける者が、事務局長が定める額の手数料を納付したときに行うものとする。
３ 開示を求められた自治委員会事務文書の開示より別の自治委員会事務文書の提示又は情報の提供をする方が開示を求める者の目的に沿うと認められるときは、これらの文書又は情報をもって開示の対象とすることができる。
４ 自治委員会事務文書の開示を受ける者に対しては、その求める開示の実施方法その他の必要な事項を記載した書面（以下「開示方法等申出書」という。）の提出を求めるものとする。
５ 開示の実施は、自治委員会事務文書の全部又は一部を開示する旨の連絡の日から原則として３０日以内に行うものとする。ただし、開示の準備により事務に支障を生ずるおそれがあると認めるときは、この限りでない。
６ 開示方法等申出書の様式は、様式第６によるものとする。
附 則
この訓令は、制定の日から施行する。